شاه کلید موفقیت غرفه سازی در نمایشگاهی
امروز در مقالات غرفه سازی گروه ارشد اکسپوآرت به نحوه حضور غرفه در نمایشگاه می‌پردازیم .حضور در نمایشگاه با درک کافی از موقعیت سازمان و شناخت لازم از کارکرد نمایشگاه مطرح می‌شود، پس از آن لازم است اهداف پروژه روشن و سپس برای اجرای این پروژه یک فرآیند سیستمی ترسیم شود که این فرآیند در نگاه کلی شامل ۵ بخش عمده است. در مقاله قبلی بخش نخست این فرآیند را معرفی کردیم و در این مقاله به نکته دوم یعنی نحوه حضور غرفه در نمایشگاه می‌پردازیم.
پارامترهایی چون انتخاب نمایشگاه، جانمایی، متراژ غرفه، غرفه‌سازی و غرفه‌آرایی، هدفگذاری و سطح‌بندی بازدیدکنندگان و طراحی سناریو برای نحوه برخورد، تعامل و پذیرش بازدیدکنندگان، آموزش کارکنان غرفه، مدیریت غرفه، روابط عمومی و برنامه‌های تبلیغاتی، جمع‌آوری و آنالیز اطلاعات مخاطبان و سرانجام پیگیری ارتباطات با مخاطبان نمایشگاه، هریک مولفه‌ای از یک مجموعه منسجم و هدفمند هستند که در قالب یک بسته استراتژیک حضور در نمایشگاه تعریف می‌شوند، لازم است این مولفه‌ها باهم پیوندی برنامه‌محور برای نیل به اهداف پروژه برقرار کنند.
انتخاب نمایشگاه
نمایشگاه‌ها از جهات مختلف دسته‌بندی می‌شوند:
- موضوع نمایشگاه
- گستره جغرافیایی زیرپوشش
- نوع شرکت‌کنندگان
گزینش درست یک نمایشگاه متناسب با اهداف و ظرفیت‌های یک مجموعه، مستلزم بررسی جامع و کامل نسبت به یک نمایشگاه است. در این بررسی مواردی چون موضوع، گستره جغرافیایی زیرپوشش، نحوه تعامل با مخاطبان، هزینه‌ها، اعتبار نمایشگاه، مشخصات شرکت‌های مشارکت‌کننده در گذشته، مقررات و شرایط نمایشگاه، مقررات گمرکی برای نمایشگاه‌های خارجی، نظرسنجی از برخی شرکت‌کنندگان قبلی، ارزیابی‌های برگزارکنندگان نمایشگاه و... باید مورد واکاوی قرار گیرد.
مکان غرفه
گام دوم مکان مناسب در یک نمایشگاه است. یک غرفه با وسعت مناسب و در جای مناسب.
از دید جانمایی در حالت کلی دو نوع غرفه وجود دارد: ۱) غرفه‌های فضای باز ۲) غرفه‌های داخل سالن سرپوشیده
الف) غرفه‌های سرپوشیده:
در فضای سالن سرپوشیده با توجه به موقعیت غرفه‌ها ۴ نوع غرفه وجود دارد:
۱- یک بَر: از ۳ طرف بسته و تنها از یک طرف باز هستند و به صورت ردیفی کنارهم قرار گرفته‌اند. این نوع غرفه‌ها ارزان‌ترین نوع غرفه هستند.
۲- غرفه‌های دو بَر: از ۲ طرف، باز هستند، این غرفه‌ها یا در انتهای یک ردیف غرفه قرار دارند یا در گوشه در نقطه اتصال ردیف‌های طول و عرض، مبلغ اجاره این غرفه‌ها از نوع نخست گران‌تر است.
۳- غرفه‌های سه بَر یا شبه جزیره: از ۳ طرف باز هستند و به ۳ راهرو دسترسی دارند، از نظر هزینه اجاره، از دو نوع قبلی گران‌تر هستند.
۴- چهار بَر یا جزیره: گران‌ترین دسته غرفه‌ها هستند که از ۴ طرف باز و به راهروها دسترسی دارند.
ب) غرفه‌های فضای باز: از این نوع غرفه‌ها اغلب برای نمایش ماشین‌آلات و تجهیزات صنعتی حجیم بهره‌برداری می‌شود.
قرارگرفتن غرفه در مسیر پر رفت و آمد و در کنار درهای ورودی در جذب بازدیدکنندگان عمومی موثر است، برای جلوگیری از پنهان ماندن غرفه بهتر است غرفه در پشت پلکان یا ستون‌های بزرگ قرار نگیرد.
موضوع دیگر درباره مکان غرفه، مساحت آن است که با توجه به بودجه، کارکرد غرفه و سیاست‌های راهبردی یک مجموعه تعیین می‌شود. گستردگی غرفه اگرچه نمود بیشتری دارد و ظرفیت بیشتری در اختیار غرفه‌دار قرار می‌دهد، همچنین در ذهن مخاطب اعتبار بیشتری را القا می‌کند، اما گستردگی بی‌اندازه و بی‌برنامه فقط باعث اتلاف هزینه و گاهی خدشه‌دار شدن اعتبار مجموعه می‌شود. موضوع دیگر در تعیین مساحت غرفه رعایت تناسب وسعت غرفه نسبت به غرفه‌های همسایه است. گاهی موقعیت غرفه و حتی مساحت درخواستی بسته به ملاحظات و صلاحدید مجری نمایشگاه تعیین می‌شود، اما سرعت عمل در ثبت‌نام و تعامل سازنده با مجری می‌تواند موثر باشد.
شناخت همسایگان غرفه از دیگر مباحث مهم در جانمایی است، همسایگی با شرکت‌های معتبر و پرآوازه در جذب بازدیدکنندگان موثر است.
غرفه‌سازی و غرفه‌آرایی
طراحی غرفه نقش بسیار تعیین‌کننده‌ای در جذب مخاطبان، نمایش اعتبار و برآورد اهداف کارکردی غرفه دارد.
به طور کلی در طراحی غرفه لازم است دو مولفه بنیادی به شکلی هماهنگ مورد توجه قرار گیرند، خلاقیت در شکل ضمن تامین اهداف کارکردی. برای این منظور نخست مولفه‌های کارکردی تعیین می‌شوند، نحوه تعامل با بازدیدکنندگان، سطح‌بندی پذیرش مخاطبان، نوع کالا و خدمات، تعداد پیش‌خوان‌های اطلاعات، CIPها (میزهای گفت‌وگوهای تجاری)، VIPها (مکان‌های پذیرش مهمانان ویژه)، تعداد نمایشگرها، شیوه پذیرایی و...، پس از آن مولفه‌های بصری و ترکیب‌بندی شکل و رنگ بر پایه شاخص‌ها هویتی سازمان تعیین می‌شوند.
نورپردازی غرفه نیز از پارامترهای تاثیرگذار در جذب مخاطب و تحقق کارکرد غرفه به شمار می‌آید. ناگفته نماند، سبک طراحی، مواد و مصالح و تجهیزات غرفه در تناسب با میزان بودجه کارفرما تعیین می‌شوند.
