فرآیند سیستمی حضور در نمایشگاه
در چارچوب یک ساختار سازمانی مبتنی بر مدیریت سیستمی، حضور غرفه در یک نمایشگاه در قالب یک پروژه تعریف می‌شود. در این زمینه ضرورت حضور غرفه در نمایشگاه با درک کافی از موقعیت سازمان و شناخت لازم از کارکرد نمایشگاه مطرح می‌شود، پس از آن لازم است اهداف پروژه روشن و سپس برای اجرای این پروژه یک فرآیند سیستمی ترسیم شود که این فرآیند در نگاه کلی شامل ۵ بخش عمده است؛
۱. درک ضرورت و تعیین اهداف حضور
۲. نحوه حضور غرفه در نمایشگاه
۳. مدیریت غرفه، پذیرش و جذب مخاطبان و دریافت اطلاعات
۴. جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات مخاطبان و پیگیری
۵. ارزیابی ضریب موفقیت
در این مقاله غرفه سازی بخش نخست این فرآیند را معرفی می‌کنیم و ۴ فرآیند دیگر نیز در شماره‌های آینده آموزش داده خواهد شد.
درک ضرورت و تعیین اهداف حضور
بی‌گمان هدف اصلی از شرکت در یک نمایشگاه جذب مخاطبان در زمینه برنامه‌های سازمان است. از دید اقتصادی افزایش درآمدزایی از راه فروش محصولات، ارائه خدمات، کشف بازارها و گسترش ارتباطات اقتصادی، اهداف اصلی حضور نمایشگاهی ارزیابی می‌شوند. البته حضور در نمایشگاه گاهی برای اهداف فرهنگی یا سیاسی انجام می‌شود. به هر رو در یک ساختار مدیریت محور، صرف هزینه و اختصاص بودجه همواره بر پایه درک یک نیاز و اراده برای رفع آن نیاز انجام می‌شود.
بنابراین پیش از صرف هر هزینه‌ای باید نیازها و خواسته‌ها مشخص شود و دلایل کافی برای بهره‌گیری از روشی خاص برای تامین نیازها وجود داشته باشد. بدین ترتیب باید مشخص شود:
• نیاز کنونی و کمبود مجموعه در مقطع کنونی چیست؟
• نمایشگاه تا چه اندازه‌ای می‌تواند این نیاز و کاستی را برطرف کند؟
• حضور در نمایشگاه در مقایسه با روش‌های دیگر چه مزیت‌هایی دارد؟
• آیا بررسی نسبت هزینه و فایده برای حضور در نمایشگاههای مختلف انجام شده است؟
• اگر ضرورت حضور در نمایشگاه وجود دارد، آیا مجموعه توان حضور موفق در نمایشگاه را دارد؟
• آیا پس از حضور در نمایشگاه ظرفیت مجموعه پاسخگوی تقاضای مخاطبان است؟
پاسخ به این پرسش‌ها نیازمند بررسی و شناخت دقیق از سازمان یا شرکت، بازار، کارکرد نمایشگاه و شیوه‌های بازاریابی است که این فرآیند باید در یک بازه زمانی مشخص به نتیجه بینجامد، بر پایه این بررسی چنانچه ضرورت حضور در نمایشگاه وجود داشت، مراحل بعدی دنبال می‌شود.
