مدیریت بودجه غرفه سازی
برخی اشتباهات در مدیریت بودجه غرفه سازی می‌توانند تمام تلاش شما را ضایع کرده و به اهدافی که برای حضور در نمایشگاه در نظر داشتید، دست پیدا نکنید.
بر همین اساس در این مطلب گروه ارشد اکسپوآرت شیوه‌هایی برای کنترل هدررفت بودجه غرفه سازی به شما پیشنهاد می‌شود که می‌توانید از طریق آن اهداف خود را عملی کنید.
هر کسی که روی پروژه‌های بازسازی غرفه کار کرده، میگوید: در صورتی که به هزینه مواد اولیه ساخت‌وسازهای غرفه توجه نداشته باشید، بخش بزرگی از بودجه شما در غرفه سازی صرف مصالح بی‌مورد خواهد شد.
حقیقت غم‌انگیز این است که وقتی موضوع خرید فضای غرفه جدید مطرح می‌شود، بسیاری از مدیران نمایشگاهی بیشتر تصمیماتی می‌گیرند که بسیار هزینه‌بر است (مثلا فراموش می‌کنند تاثیر طراحی غرفه نمایشگاهی بر هزینه‌های انبارداری و حمل‌ونقل را محاسبه کنند و در نظر بگیرند.
در نتیجه قیمت تمام‌شده بیشتر از بودجه آنها می‌شود.
بنابراین برای اینکه در نمایشگاه بعدی بتوانید بودجه خرید خود را مدیریت کنید، گروه ارشد اکسپوآرت دیدگاه‌های ۵ کارشناس ارشد نمایشگاهی را در قالب ۹ شیوه هدردادن بودجه به شما معرفی می‌کند. اینها روش‌هایی هستند که مدیران نمایشگاهی به طور معمول انجام می‌دهند و موجب افزایش هزینه‌ها می‌شوند. شما با اجتناب از آنها می‌توانید از افزایش هزینه‌های غیرضروری و هدررفتن بودجه‌تان جلوگیری کنید.
شروع طراحی قبل از بازاریابی
باید پیش از ساخت غرفه نوع مصالح را تعیین کنید و بدانید که برای طراحی این غرفه به چه موادی نیاز دارید.و بهترین مصالح برای غرفه سازی را انتخاب نمایید
ارائه ناقص یا دادن اطلاعات نادرست به گروه طراحی غرفه یا پیمانکاران غرفه سازی منجر به ساخت چندباره غرفه می‌شود و هزینه مازادی نیز به شما تحمیل می‌کند. بنابراین بهتر است برای جلوگیری از هدررفت پول با طراح غرفه خود به یک درک متقابل از غرفه و طراحی آن برسید.
شما هنوز هم می‌توانید در طول راه تغییراتی ایجاد کنید اما تغییرات بسیار کم؛ در نتیجه هزینه ایجاد تغییرات اساسی در طراحی را می‌توانید ذخیره یا صرف ساختار غرفه کنید. همچنین قبل از ملاقات با طراح، با مدیران داخلی خود گفت‌وگو داشته باشید.
بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که همچنان فرصت دارند و در هفته منتهی به نمایشگاه درباره طراحی نمایشگاهی فکر و ایده‌پردازی می‌کنند و به دلیل کمبود زمان نشانه‌های مورد نیاز را از دست می‌دهند. در این فرصت کوتاه هر تغییری ایجاد کنید، بودجه نمایشگاهی شما هدر می‌رود. پیش از آغاز فرآیند طراحی، دستورات و نظرات خود را به مدیران داخلی خود انتقال دهید. سپس درباره هرگونه تغییر مورد نیاز درباره هر ایده مثل اجرای سبک و رنگ غرفه، تغییر ساختار نهایی و... بحث کنید.
طراحی باید با عناصر مرتبط باشد
اکسپوآرت درباره بخش‌های مختلف یک غرفه نمایشگاهی میگوید: بسیاری از طراحی‌هایی که دریافت کردم، شامل مجموعه‌ای از اهداف بازاریابی به همراه فهرستی از عناصر مورد نیاز مانند کیوسک‌ها، اتاق‌های کنفرانس، انبار و... بوده است.
اما غرفه شما نباید مجموعه‌ای از مبلمان باشد بلکه باید نماینده نشان شما باشد. اگر شما روی عناصر ویژه نشان خود کمتر تمرکز کنید، اثربخشی نمایشگاهی خود را از دست می‌دهید و به احتمال زیاد از زمانی که پیش‌بینی می‌کردید، کمتر توجه جلب خواهید کرد.
دستورات بازاریابی جدید و روشن ایجاد کنید و بعد هر کدام از محتواهای نمایشگاهی خود را از طریق آزمون لیتموس تنظیم کنید تا بتوانید تعیین کنید که آیا محتواها با دستورات شما هماهنگی دارد یا نه؟ از طرفی بررسی کنید که آیا تحقق این محتواها از گزینه‌های موجود دیگر به‌صرفه‌تر خواهد بود؟
اگر محتوای تولیدی به این سوالات پاسخ منطقی نمی‌دهد، بهتر است پول خود را در جای دیگری صرف کنید. برای به تصویر کشیدن روند کار، بعضی از منابع، افکار خود را در قالب یک نشان آویخته ارائه می‌کنند که در بیشتر مواقع غیرضروری است.
به‌دلیل هزینه‌های کاذبی که طراحی نشانه‌های استاندارد به هزینه نمایشگاهی شرکت اضافه می‌کند، از خود بپرسید که این نشان چه هدفی را برای شما تبیین خواهد کرد. در عمده موارد علامت‌های تجاری برای جلب مردم به سمت غرفه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
بنابراین اگر جلب توجه مردم یکی از اهداف شما باشد، ایجاد نشان تجاری بیشتر مفید خواهد بود و تنها باید برای آن هزینه کنید.
همیشه یک گام به عقب بردارید و از خود بپرسید که برای دستیابی به اهداف خود به چه محتوای نمایشگاهی نیاز دارید و آیا می‌توانید به جای سرمایه‌گذاری در نشان تجاری، بودجه‌ای را برای یک کمپین تبلیغاتی صرف کنید؟ زیرا کمپین تبلیغاتی ممکن است مردم را بیشتر به سمت غرفه شما جلب کند و از نشان تجاری آویزان شده نیز اثرگذارتر باشد. کلید کار این است که اطمینان حاصل کنید هر عنصر نمایشگاهی دارای یک هدف تعریف شده است و باید هدفمند انتخاب شود.
همیشه از مشتریان خود بپرسید که چی دوست ندارند. من طرح‌های بزرگ زیادی را دیده‌ام که مورد توجه قرار نمی‌گیرند به همان دلیلی که مثلا مدیرعامل یک شرکت، رنگ نارنجی را دوست ندارد. بنابراین به ذی‌نفعان خاطرنشان کنید که هر چیزی را دوست ندارند، می‌توانند از غرفه نمایشگاهی خود حذف کنند.
در این مقاله گروه ارشد اکسپوآرت همه وسایلی که در غرفه نمایشگاهی مورد نیاز دارید را برای راهنمایی شما ذکر نموده است .
در نهایت، مذاکرات درون‌سازمانی خود را تا رسیدن به یک وحدت نشانه‌ای و فکری ادامه دهید. اگر ذی‌نفعان شما به سختی تغییر ایده می‌دهند، می‌توانید ارتباط زمان صرف شده برای طراحی و هدر رفت بودجه نمایشگاهی برای تغییرات و کوتاهی زمان منتهی به نمایشگاه را به آنها یادآوری کنید و تذکر دهید که هر یک ساعت از زمان منتهی به نمایشگاه به‌طور متوسط هزینه‌ای معادل ۱۰۲/۱۹ دلار برای غرفه سازی به شما تحمیل می‌کند. به همین منظور برای محافظت بیشتر از بودجه بهتر است تا از تغییرات و اصلاحات اضافی در طراحی کاسته شود یا از بودجه‌های جایگزین برای نمایشگاه خود استفاده کنید. مدیریت نباید به تنهایی درگیر مسائل مربوط به نمایشگاه شود بلکه باید از نیروهای داخلی نیز کمک و همفکری بگیرد تا از دوباره‌کاری جلوگیری شود.
زیبایی‌شناسی در انتخاب متریال‌ها
اکسپوآرت درباره نوع کالای مصرفی برای سازه نمایشگاهی میگوید به طور قطع یک سازه فلزی براق علاوه بر درخشندگی غرفه هزینه‌های طراحی را نیز بالا می‌برد.
برای مثال، قیمت یک ورق لمینیت سفید استاندارد به ازای هر صفحه قیمت مناسبی است. در حالی که یک بافت براق یا صفحه فلزی در همان اندازه، هزینه‌ای معادل 4 برابر ورق لمینت به شما تحمیل می‌کند.
به علاوه، به دلیل حساسیت، این صفحات ممکن است خراش برداشته یا آسیب ببینند. بنابراین حمل‌ونقل آن نسبت به نمونه رایگان لمینیت‌شده بیشتر خواهد بود. رسول شیروثانی پیشنهاد می‌دهد که همیشه به میزان جلب نظر شرکت‌کنندگان توجه داشته باشید و به‌عنوان یک شرکت‌کننده از این دیدگاه که چه طرح‌هایی توجه را جلب می‌کند و می‌تواند با مخاطبان ارتباط برقرار کند، به متریال‌های انتخابی نگاه کنید. بعضی از متریال‌های غرفه سازی به خودی خود می‌توانند توجه بازدیدکنندگان را جلب کنند و بعضی دیگر ممکن است خسته‌کننده باشند. به یاد داشته باشید، سازه‌های نمایشگاهی ساده نیز با مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنند و نیاز ندارید تا برای نمایشگاه برج ایفل بسازید. کارشناسان اکسپوآرت استفاده از تمام متریال‌های غیراستاندارد را پیشنهاد نمی‌کنند. در عوض، به شما پیشنهاد می‌کنند که تمامی متریال‌های تیم طراحی آنها را متناسب با قیمت امتحان کرده و سپس گزینه نهایی را انتخاب کنید. سپس می‌توانید مطمئن باشید که بهترین گزینه را برای رسیدن به اهداف خود انتخاب کرده‌اید و این هزینه اضافی ارزش آن را داشته است.
برآورد هزینه‌های غرفه نمایشگاه در هر زمان باید بخشی از نشست‌های طراحی آن باشد. ر برخی از شرکت‌ها، یک نمایشگاه از سوی طراح ایجاد می‌شود اما باید از طرف مشتری تایید شود. بنابراین می‌توان ارزش طراحی را برآورد کرد. در این‌باره، شما و در برخی قسمت‌ها طراحان شما تنها یک ایده از میزان هزینه ساخت و طراحی غرفه دارند. بنابراین درباره هزینه‌ها نه تنها یک برآورد اولیه داشته باشید بلکه پس از اتمام کار نیز از هزینه‌های ساخت و روشنایی و متریال‌های مصرفی بپرسید.اکسپوآرت انجام این کار شما را به سمت یک خرید آگاهانه سوق می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا در باره بودجه درک بهتری غرفه سازی داشته باشید.
و در آخر به‌طور تقریبی تمام مواد نمایشگاهی در اشکال و اندازه‌های استاندارد وجود دارند. هر زمان که طرحی با شکل و اندازه غیراستاندارد انتخاب کنید به همان نسبت، هزینه نهایی نیز افزایش می‌یابد. برای مثال، اگر شما می‌خواهید یک پنل دیواری پوشیده از لمینیت به عرض ۱۳ متر داشته باشید اما محصول‌های استاندارد نمایشگاهی ۱۲ متر باشند، طراح شما ناچار است تا دو صفحه را به هم بچسباند تا پانل مورد نیاز شما را بسازد این به آن معنی است که شما تنها برای یک متر اضافه باید دو برابر هزینه کنید. این می‌تواند علاوه بر صفحات طراحی در موارد دیگر نیز صدق کند.
به همین دلیل می‌توانید با کمی توجه از اندازه‌های استاندارد استفاده کنید تا از بار هزینه‌های کاذب بر بودجه نمایشگاهی خود بکاهید. گروه ارشد اکسپوآرت سازنده غرفه‌های نمایشگاهی در این زمینه میگوید: در زمینه تمامی متریال‌هایی که ساختار منحنی شکل دارند نیز این اصل صدق می‌کند (مگر اینکه ماهیت آن مواد قابلیت انعطاف داشته باشد، مثل پارچه). شاید منحنی از دیدگاه بصری تاثیرگذار باشد، اما به طور کلی هزینه متریال‌هایی که ویژگی انحنایی داشته باشند، بسیار بالاست.
برای مثال، ساخت یک طرح به شکل کلیه نه‌تنها زمان زیادی برای برش مواد و ساخت علائم نیاز دارد بلکه چنانچه متریال مصرفی قابلیت ایجاد انحناهای لازم را نداشته باشد، شکل واقعی کلیه ایجاد نمی‌شود و نمی‌تواند شکل اصلی را منتقل کند.
گروه ارشد اکسپوآرت - مشاور نمایشگاهی شما در امور غرفه سازی می‌باشد . با ما تماس بگیرید.
همانطور که می‌دانید داشتن یک کانتر منحنی ۵۰ تا ۱۰۰درصد به هزینه‌های شما نسبت به یک نمونه مستطیل با اندازه‌های مشابه می‌افزاید. اما اگر باید در غرفه خود کانتر منحنی داشته باشید، بهتر است که از مواد اولیه مناسب استفاده کنید. بدیهی است کارشناسان در برابر منحنی‌ها و طول‌های غیراستاندارد مواد سفارشی هشدار نمی‌دهند. در عوض، آنها به سادگی به این نکته اشاره می‌کنند که غرفه‌داران [1] [2] اغلب بدون در نظر گرفتن هزینه‌های اضافی این نمونه‌ها را انتخاب می‌کنند. بنابراین طراحان درباره هر چیزی که شما انتخاب می‌کنید، سوال می‌پرسند که قیمت‌ها را افزایش دهند و از نظر آنها خرید یا سفارش ساخت غرفه شما موقعیتی برای یک سرمایه‌گذاری ارزشمند ایجاد می‌کند. اکسپوآرت به عنوان مشاور امور نمایشگاهی و غرفه سازی در زمینه هزینه‌های تحمیلی از سوی طراحان میگوید که طراحان ترجیح می‌دهند تا انتخاب‌های شما به جای مواد استاندارد و از پیش‌ساخته شده به صورت سفارشی و منحنی و استفاده از موادی با کیفیت بالا باشد. فقط مطمئن شوید که این گزینه موجب خسارت مالی برای شما نشود و استفاده نکردن از آن شما را از رسیدن به اهداف شرکت منع نکند.
