غرفه سازی کم هزینه و جذاب
یکی از هزینه‌هایی که بسیاری از شرکت‌ها از آن گلایه دارند مربوط به غرفه‌سازی می‌شود. غرفه‌سازی اگر به صورت پیش‌ساخته و خیلی ساده باشد، جذابیت زیادی ندارد و اگر به غرفه‌های ساخته شده و پیچیده تبدیل شود ممکن است از توان مالی شرکت و بودجه مورد نظر برای نمایشگاه خارج شود. «گروه ارشد اکسپوآرت» برای از بین بردن این مشکل یک راهنمای کامل غرفه‌سازی را آماده کرده است.
بخش نخست هزینه مربوط به مساحت غرفه‌ای می‌شود که قصد دارید اجاره کنید. رزرو کردن غرفه‌های نمایشگاهی می‌تواند کمک خوبی برای کاهش هزینه‌ها باشد. در مواردی دیده شده که اجاره کردن غرفه‌های آنلاین همراه با تخفیف خواهد بود. دقت داشته باشید برای در اختیار داشتن تجهیزات نمایشگاهی نیاز به خرید آنها ندارید و می‌توانید با اجاره کردن آنها هزینه‌های خود را تا ۵۰درصد کاهش دهید.
پیش از پرداخت هر هزینه‌ای، یک فهرست از تمامی کارها، تجهیزات و نیروی انسانی مورد نیاز برای شرکت در نمایشگاه تهیه کنید. برآورد هزینه‌ها می‌تواند به شما در حذف اقلام غیرضروری کمک کند. گاهی اوقات یک وسیله می‌تواند چند کاربرد داشته باشد و نیازی به اجاره یا خرید دو ابزار نیست. در هنگام غرفه‌سازی می‌توانید برخی قسمت‌های غرفه را حذف و هزینه‌ها را کاهش دهید.
با غرفه‌سازان به توافقات دوجانبه برسید. گاهی اوقات می‌توان با ایجاد یک رابطه تهاتری غرفه‌ای سنگین و چشم‌نواز اما ارزان در اختیار داشت. به‌طور مثال در مدت برگزاری نمایشگاه با نصب یک تابلو کوچک یا پخش کاتالوگ‌های شرکت غرفه‌ساز به تبلیغات آنها کمک کنید و در مقابل برای ساخت غرفه از آنها تخفیف بگیرید. با این روش به راحتی می‌توانید هزینه‌های غرفه‌سازی خود را به نصف برسانید.
برای تامین بخشی از هزینه‌های غرفه‌سازی می‌توانید روی باقیمانده‌های غرفه پس از تخریب حساب باز کنید. پس از پایان زمان نمایشگاه و تخریب غرفه به سراغ باقیمانده‌ها و ضایعات غرفه خود بروید و آنها را بفروشید تا برخی از هزینه‌های ساخت آن جبران شود. شاید این مبلغ زیاد نباشد اما می‌تواند گوشه‌ای از هزینه‌ها را جبران کند.
همچنین حضور در نمایشگاه به نظر مستقیم مدیر هر شرکتی وابسته است و یک نفر درنهایت تصمیم پایانی را برای حضور و حتی چگونگی حضور می‌گیرد.
به همین دلیل یک مدیر باید به خوبی با نکات حساس برگزاری نمایشگاه آشنا باشد. هیچ مدیری دوست ندارد شرکتش از حضور در نمایشگاه متضرر شود و همیشه در پی برنامه و نکاتی برای بهبود وضعیت غرفه شرکتش در نمایشگاه است. آقای رویداد امروز چند نکته کلیدی را برای مدیران آماده کرده است.
بهترین و آگاه‌ترین کارمند شرکت خود را برای حضور در غرفه آماده کنید. افرادی که سواد بالاتر و جایگاه بهتری در شرکت دارند بیشتر برای کار دلسوزی خواهند کرد. و به طور معمول سطح دانش این افراد از فعالیت شرکت و جایگاهی که باید به آن برسد بالاتر است. در مقابل حضور یک مسئول روابط عمومی برای غرفه الزامی است اما ضامن موفقیت شما نخواهد بود.
به‌عنوان مدیر یک مجموعه همیشه باید در غرفه حضور داشته باشید. این نکته را هیچ‌گاه فراموش نکنید، شرکت‌های خارجی حاضر در غرفه سازی برای مدت طولانی در آن کشور مستقر نخواهند بود و اگر قصد امضای تفاهمنامه‌های اقتصادی را دارید باید کار را در نمایشگاه تمام کنید. پس از امضای قرارداد اولیه پیگیری‌های بعدی را به پایان نمایشگاه موکول کنید. بنابراین حضور مدیر برای امضا و تصمیم‌گیری نهایی الزامی است.
شبکه اجتماعی را فراموش نکنید زیرا به کمک آنها می‌توانید بازدیدکننده بیشتری را به غرفه خود بکشانید. به طور معمول در طول برگزاری نمایشگاه شبکه‌های اجتماعی فراموش می‌شوند، در حالی که با سایت و حساب‌های مختلف می‌توانید از بازدیدکننده بیشتری دعوت کنید.
از هزینه کردن برای طراحی یک غرفه مجلل و چشم‌نواز نترسید. هرچه غرفه شما بهتر ساخته شده باشد نمای بهتری دارد و افراد بیشتری را به خود جلب خواهد کرد. اگر برای نخستین بار است که در یک رویداد شرکت می‌کنید بهتر است غرفه خوش‌ساختی داشته باشید تا نشان شرکت‌تان بیشتر به چشم آید.
پیش از آنکه نمایشگاه آغاز شود به‌دنبال یک هدیه مناسب و درخور برای بازدیدکنندگان باشید. هدیه‌ها باید در ۳ دسته کلاس عمومی، کلاس میانی و کلاس مدیران تقسیم شوند. برای مشتریان یک هدیه ساده مانند خودکار یا سررسید آماده کنید تا یک بنر تبلیغاتی متحرک برای شما باشند. برای سطح‌های بعدی، ارزش هدیه بالا می‌رود. ارائه یک هدیه ارزنده به مدیران شرکت‌های رقیب می‌تواند آغاز یک فعالیت تجاری موفق باشد.
